Program Kerja

PENYAMPAIAN PROGRAM KERJA KTU/KTAS SMK NEGER1 1 SIDIKALANG TAHUN PELAJARAN 2020/2021

PEMBUKAAN

Salam Sehat dan Salam Sejahtera…!!!

Perkenalkan nama saya : Rusmiliana Banjarnahor, SE

Dengan mengucap syukur kepada Tuhan yang Maha Kuasa atas perkenananNya dan kesempatan yang dianugerahkanNya saya boleh menjalani tugas di SMK Negeri 1 Sidikalang sejak Tahun 2004. dan saat ini diberi kesempatan dan kepercayaan menjadi Kepala tata Usaha atau Kepala Tenaga Administrasi Sekolah di sekolah ini sejak Tahun 2011.

Dalam tugas dan tanggungjawab saya sebagai Kepala Tata Usaha atau Kepala Tenaga administrasi harus mendukung sepenuhnya Visi Misi SMK Negeri 1 Sidikalang yaitu :

“Menjadi Lembaga Diklat yang menghasilkan Sumber Daya Manusia yang berimn, berkwalitas, Berprestasi, Berdisplin dan Cinta alam, Berbudaya Lingkungan serta berakar pada Nilai2 Budaya di Era Global”

Dan  mensukseskan tujuan Pendidikan Nasional yang ditetapkan pada UU No. 20 Tahun 2003 yaitu : Mengembangkan potensi peserta didik agar menjadi manusia yang beriman dan berttaqwa kepada Tuhan yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga yang domokratis dan bertanggungjawab.

Dalam satu organisasi tentu harus ada namanya Manajemen Administrasi agar sasaran dan tujuan organisasi tersebut dapat tercapai dengan baik. manajemen administrasi sangat mempengaruhi kelancaran semua bidang terkait dalam satu organisasi. Demikian juga dengan SMK Negeri 1 Sidikalang.

PROGRAM KERJA :

Di SMK Negeri 1 Sidikalang kita menerapkan sistem manajemen mutu yang memiliki 3 komponen penting yaitu : Pengendalian, Jaminan dan Perbaikan mutu.

Manajemen mutu tidaklah hanya berfokus pada hasiltetapi juga pada proses.

SMK Negeri 1 Sidikalang menerapkan ISO 9000 2008 sejak Tahun 2011 dimana seluruh Proses Pelaksanaan kegiatan di SMK Negeri 1 Sidikalang terukur ketercapaiannya.

Sekaitan dengan itu maka setiap divisi atau bidang harus mengawali dengan membuat Perencanaan yang baik yang tertuang dalam Program dan Sasaran kerja.

Kami akan menyampaikan Program Kerja sebagai Kepala Tata Usaha atau Kepala Tenaga Administrasi Sekolah untuk Tahun Pelajaran 2020/2021 antara lain :

  1. Menyusun Uraian Tugas Staf TU/TAS

Diawal Tahun Pelajaran kita membuat uraian Tugas untuk tahun berjalan supaya pelaksanaan tugas terlaksana dengan baik dan teratur. SMK Negeri 1 Sidikalang memiliki 16 TU/TAS yang sudah kita bagi Tugasnya Menjadi :

  1. Urusan Keuangan
  2. Urusan Kepegawaian
  3. Urusan Kesiswaan
  4. Urusan Kearsipan/Surat Menyurat
  5. Urusan Kesekretariatan/kerumatangganan
  6. Urusan Perpustakaan
  7. Urusan Administrasi Umum
  8. Urusan Penggandaan dan Caraka
  9. Teknisi IT
  10. Teknisi Listrik
  11. Teknisi Bangunan/Meubiler
  12. Urusan Kebersihan
  13. Penjaga Sekolah/jaga malam
  14. Pengamanan Sekolah (Satpam)

Seluruh personil yang sudah dibuat pembagian Tugas dan uraian kerja harus membuat Program Kerja dan Sasaran Kerja lengkap dengan jadwal pekerjaannya

Pekerjaan ada yang dilakukan harian, mingguan, bulanan dan tahunan, ini tertuang semua dalam Program Kerja Setiap TU/TAS juga akan membuat Laporan Kinerja Pegawai setiap hari, dimana setiap pekerjaan yang dilakukan setiap hari harus dituangkan dan akan dikumpul dan dijilid rapi setiap bulannya.

  1. Mengurus Kebutuhan Fasilitas TU/TAS

Suksesnya sebuah pekerjaan tentunya harus didukung dengan fasilitas yang memadai, Peralatan Kantor seperti Komputer, Printer, UPS, kebutuhan peralatan listrik, tempat penyimpanan file dll dan juga harus dilengkapi dengan Perlengkapan kantor yaitu ATK dan lainnya.

jadi kita harus mengurus kebutuhan dengan membuat usulan yang diperlukan untuk pemenuhan peralatan dan perlengkapan kantor.

  1. Mengatur dan melaksanakan Administrasi Kepegawaian

SMK Negeri 1 Sidikalang memiliki 88 personil yang terdiri dari Guru PNS (64) , GTT (9) , Pegawai PNS (5) dan PTT (10)

Seluruh administrasi Kepegawaian harus terlayani dan tercipta dengan baik seperti :

  1. Setiap personil memiliki Folder file masing2 yang berisi data2 kepegawaian dan pribadi/keluarga
  2. Buku Induk Kepegawaian, jadi setiap Personil  dicatat dalam buku Induk yang berisi seluruh data pribadi, sesuai perkembangan teknologi yang sudah menuntut semua online, ke depan kita akan membuat Buku Induk digital
  3. Membuat dan mengadmistrasikan Seluruh Personil dalam DUK, DAKL, Laporan Individu dan Struktur Organisasi Sekolah
  4. Melayani dan membuat surat2 Penugasan Guru/Pegawai dalam mengikuti kegiatan2
  5. Membuat Laporan Kepegawaian secara berkala ada laporan bulanan, semester dan tahunan
  6. Menyusun data kepegawaian yang akan diupload ke Dapodik
  7. Membuat rekap absen Guru Mingguan dan Bulanan
  8. Membuat format2 kepegawaian, seperti daftar hadir, laporan piket, pakta integritas dll ttg kebutuhan Kepegawaian
  9. Data2 kepegawaian yang diminta instansi terkait seperti cabang Dinas, Dinas Provinsi dll
  1. Mengatur/Melaksanakan Urusan Kesiswaan

SMK Negeri 1 Sidikalang pada bulan JUli 2020 di awal Tahun Pelajaran 2020/2021 ini memiliki 1270 siswa yang terdiri dari 3 Tingkat yaitu Kelas X (432), XI  (424) XII (415), dengan 6 Kompetesi keahlian yaitu Teknik Komputer Jaringan, UPW, Perhotelan, AKL, OTKP dan BDP, dan terdiri dari 36 Rombel

Seluruh administrasi kesiswaan harus terlaksana dengan baik yaitu :

  1. Mengadministrasikan seluruh berkas dan Data Peserta didik baru
  2. Mengadmistrasikan data siswa baru dalam komputer (input data) ke komputer
  3. Mengelola Buku Induk Siswa

Data siswa harus tercover dalam : Buku Induk Siswa (akan dibuat digital untuk Kelas X Tahun ini, sementara Kelas X  masih dalam buku manual, Buku Induk berisi tentang seluruh data pribadi siswa dan nilai yang diperoleh mulai Semester I sd VI dan Nilai US/UN)

  1. Data Siswa juga tercover dalam Buku Klapper yang berisi daftar siswa menurut abjad setiap tingkat, buku Mutasi siswa yang berisi data keadaan siswa setiap bulan, yang mutasi masuk dan mutasi keluar (pindah atau DO)
  2. Mengadministrasikan Surat2 Panggilan Pangilan Siswa mulai dari SPO I sd III dan Surat DO atau pindah
  3. Melayani dan membuat Surat2 Keterangan yang dibutuhkan siswa aktif maupun siswa lulusan
  4. Melayani dan membuat Surat2 Penugasan Siswa dalam mengikuti kegiatan2/perlombaan baik internal sekolah maupun eksternal
  5. Menyajikan dan membuat laporan bulanan siswa dan data yang akan di upload ke Dapodik
  6. Membuat format2 yang berhubungan atau dibutuhkan siswa seperti lembar data siswa, surat ijin pulang, catatan kelas, daftar nama siswa perkelas, tanda terima penyerahan rapor dll
  7. Mengarsipkan DKN dan Dafar Rangking siswa
  8. Menyiapkan data2 kesiswaan yang dibutuhkan dan diminta instasi terkait (Candis, Disdiksu dll)
  9. Bertanggungjawab dalam Proses Pengadaan SKL dan Ijazah sampai kepada pendistribusiannya
  1. Mengatur/melaksanakan urusan kesekretariatan/kerumahtanggaan

dalam kegiatan internal sekolah ada banyak hal yang harus diurus seperti :

  1. Mengedarkan format2 yang dibutuhkan guru dan siswa
  2. Mengedarkan undangan rapat
  3. mengedarkan dan mendistribusikan SK pembagian tugas
  4. Mengurus konsumsi yang dibutuhakn di kantor atau tamu yang datang
  5. Mengelola paket2 guru dan siswa yang datang dan mendistribusikan
  6. dll
  1. Mengatur dan melaksanakan urusan kearsipan/surat
  1. Mengelola Buku Agenda, yaitu tempat mencatat surat masuk dan keluar
  2. Mengeprint surat2 masuk secara online dan mengirimkan data secara online maupun hard copi yang diterima  dari pengirim
  3. Mengelola surat masuk dan keluar
  4. memastikan semua tindak lanjut surat2 masuk dan keluar tidak terlambat penanganan dan pengirimannya
  5. Menata arsip dengan baik supaya teratur dan mudah dicari ketika dibutuhkan

Penataan arsip diatur berdasarkan bidangnya

  1. Arsip salah satu hal pokok dalam administrasi yang harus ditata dengan baik

Arsip terdiri dari arsip manual berupa surat, usul2 dan laporan2 dan juga arsip digital yang berupa poto atau video dari setiap kegiatan yang terlaksana dengan baik

  1. Arsip adalah rekam jejak perjalanan suatu organisasi, kemampuan manusia pasti sangat terbatas dalam mengingat apalagi dengan banyaknya kegiatan2 yang terlaksana, distulah pentingnya arsip, jika kita ingin flashback atau membutuhkan kegiatan yang berlalu maka kita bisa mencarinya dokumennya kembali.
  1. Mengatur dan memproses Administrasi Guru dan Pegawai terkait, Usul Kenaikan Pangkat Kepangkatan, Usul KGB, Usul memperoleh Penghargaan (Satya Lancana), Usul Cuti, SPT2 dll
  1. Menyajikan data statitik Sekolah seperti Daftar Personil, Data Keadaan Siswa, Struktur Organisasi

Selain terdokumentasi di buku dan dikomputer, ada data yang harus disajikan di Kantor, ada yang diupdate pertahun seperti daftar personil, struktur org, ada juga yang disajikan perbulan seperti data keadaan siswa, dimana tersaji data siswa aktif dan mutasi yang terjadi setiap bulan

  1. Mengatur/menyelesaiakan laporan2 kegiatan yang dibuat secara berkala ataupun insidentil seperti Laporan Bulanan Sekolah, Laporan Kegiatan US/UN/UKK, laporan PPDB, dll
  1. Mengkoordinir Pelaksanaan Kegiatan Penataan Kantor dan Pemeliharaan Sekolah

Jumat Bersih dan Penataan berkala Lingkungan Kantor

  1. Mengkoordinir/Mengevaluasi Pelaksanaan tugas seluruh staf TU/TAS

Demi kelancaran tugas2 maka diperlukan :

    1. Mengatur Pelaksanannya
    2. Membimbing pelaksanaan tugas
    3. Mengevaluasi : akan diadakan Rapat Evaluasi sekaligus penyegaran  berkala sekali dalam 2 bulan
    4. Memberikan motivasi kerja
  1. Melaksanakaan PEngkordinasian rapat2 sekolah

Setiap rapat yang diadakan di sekolah harus terlaksana dengan baik, maka perlu diadakan koordinasi pelaksanaan dengan Kepala Sekolah, dan wakasek terkait waktu pelaksanaan, melakukan persiapan dengan membuat undangan dan mengedarkan, persiapan konsumsi yang dibutuhkan pada saat rapat bekerjasama sampai kepada hari H pelaksanaannya

  1. Melaksanakan tugas2 insidentil seperti menjadi Panitia2 Kegiatan yang dilaksanakan di sekolah, mensukseskan seluruh kegiatan yang diselengarakan sekolah
  2. Melaksanakan tugas2 Insidentil dari Kepala Sekolah/atasan

dalam melaksanakan tugas sehari2, tentu tidak hanya tugas sesuai tupoksi saja

Bentuk dari tanggungjawab harus tetap loyalitas terhadap pimpinan dengan tetap melaksanakan tugas2 insidentul yang diberikan baik

  1. Melaporkan Pelaksanaan Tugas kepada Kepala Sekolah

Menyampaikan hasil dan masalah/ tantangan yang dihadapi

Dalam Pelaksanaan tugas Administrasi di sekolah tentu saja kita memiliki internal koneksi dengan semua divisi atau bidang di sekolah, maka kita tetap dan selalu melakukan koordinasi tugas dengan 5 Wakasek yang ditetapkan yaitu WMM, Wakasek Kurikulum, Kesiswaan, SarPras dan Hubinmas, kita melakukan koordinasi tugas dalam hal2 tertentu dengan 5 Kepala Program Keahlian yang ditetapkan yaitu Kaprog TKJ, Pariwisata, AKL, OTKP dan BDP dan dalam penyajian data statistik sekolah ke Dapodik kita berkoordinasi dengan Koordinator Dapodik.

Demi tercapainya kinerja yang baik kita menerapkan beberapa aturan yaitu :

  • Disiplin dalam melaksanakan tugas
  • Hadir tepat waktu
  • Bekerja secara profesional
  • Memiliki tanggungjawab,  integeritas dan loyalitas tinggi
  • Berpenampilan menarik
  • Ramah dan bertutur kata yang santun
  • Kerjasama Tim yang baik dan solid

Kita menikmati waktu bekerja dengan durasi waktu cukup banyak setiap hari di sekolah, maka kita menganggap bahwa Sekolah ini adalah Rumah Kita

Dengan kita menanamkan di hati bahwa Sekolah adalah Rumah kita maka  akan tercipta :

  • Rasa memiliki yang tinggi
  • Cinta yang tulus
  • Kebersamaan dengan rekan kerja terjalin baik
  • Mencptakan hubungan yang harmonis satu sama lain
  • Kolaborasi dan penyatuan perbedaan yang indah

Dalam keseharian dalam bekerja kita mematuhi sistem birokrasi yang baik, tetapi juga kita membina hubungan tidak hanya sebagai rekan kerja saja tetapi sebagai Sahabat dan Keluarga dimana di dalamnya  terjalin hubungan yang baik, saling memahami, saling membantu dan menciptakan suasana kerja yang serius tapi menyenangkan dan gembira.

Administrasi itu mencakup bbrp unsur penting, 4 diantaranya yang sangat penting yaitu :

  1. Manajemen yang di dalamnya ada Peraturan dan Kebijakan yang harus dipatuhi
  2. Proses yang mencakup tata kerja dan pelaksanaannya
  3. Teknik dan keterampilan, dimana kita harus memiliki kemampuan dalam komunikasi, merencanakan, menyusun skedul, mengorganisi, memiliki keterampilan dalam pengoperasian computer, membuat aplikasi yang memudahkan pekerjaan  dan keterampilan2 lain yang dibutuhkan
  4. Seni yang didalamnya ada pengetahuan yang dirangkai dengan strategi dan metode sehingga mencapai hasil bukan saja asal selesai tetapi adalah hasil yang indah

Untuk mencapai hasil dengan proses yang baik tentunya dibutuhkan untuk selalu belajar banyak dan banyak belajar. Dalam menjawab tantangan Era 4.0 kita dituntut untuk :

  1. Inisiatif : bertindak cepat dan bertindak tepat. Memulai tanpa menunggu, menjeput tanpa harus diantar. Ini jaman yang tidak lagi ada kata dibujuk, tetapi menunjukkan kemampuan dengan sukarela
  2. Kreatif : perkembangan teknologi dan Internet memudahkan kita belajar banyak hal, Kita bisa gunakan Internet sebagai ATM (Ambil, Tiru dan modifikasi). Kita bisa mengambil banyak bahan rekomendasi dari Internet, hanya dibutuhkan kreatifitas mengembangkan sesuai kebutuhan kita.
  3. Inovasi yaitu memanfaatkan pengetahuan dan keterampilan serta pengalaman untuk menciptakan atau memperbaiki proses dan system yang baru yang memberi nilai yang berarti dan signifikan
  4. Menata mindset untuk selalu update dengan perubahan, tidak alergi dengan perubahan,cepat tanggap,  berpikir positif , meminimalkan keluhan, menikmati setiap proses dengan baik.

Dalam melaksanakan tugas kita berkomitmen :

  • Memberikan Pelayanan Prima
  • Fast respon atau respon cepat
  • Bekerja dengan hati, bekerja dengan iklas dan Bekerja dengan syukur karena Bekerja adalah Ibadah kita kepada Tuhan.

Bagi sebagian orang administrasi itu rumit, procedural dan menyusahkan,  tetapi sesungguhnya jika dengan dilakukan tekun, terus menerus dan berkesinambungan, akan menjadi mudah dan menyenangkan.

Tiga kata untuk administrasi : Mudah, Tertib dan Indah.

PENUTUP :

Demikian Penyampaian Program Kerja kami sebagai Kepala TU/TAS SMK Negeri 1 Sidikalang

Saya ingin mengutip quote dari seorang Instruktur saya yang sangat memotivasi yaitu Jika ingin menerima  lebih, maka pemberian dan pengorbanan harus lebih.

Sesorang yang bekerja hanya di jam kerja dan melaksanakan rutinitas dengan biasa, itu bukanlah Prestasi tetapi kewajiban dan keharusan, tidak ada pengorbanan di dalamnya. Jika ingin menerima yang lebih,  istimewa dan luarbiasa, maka harus bersedia memberi lebih daripada kewajiban, berkorban lebih dalam waktu, tenaga dan pikiran. Sesuatu yang lebih dan istimewa tentu bukan hanya materi tetapi juga kepuasan batin, Sukacita, Prestasi dan Prestise, Pengakuan dan Penghargaan.

Harapan kami : semoga SMK Negeri 1 Sidikalang semakin Jaya ke depannya, seluruh warga SMK Negeri 1 Sidikalang tetap dilindungi Tuhan, diberi umur panjang dan kesehatan yang sempurna. dan semoga seluruh Lulusan SMK Negeri 1 Sidikalang sukses, menjadi orang2 hebat, orang2 luarbiasa, pemegang peran penting di Negara Indonesia yang kita cintai ini dan menjadi pioner kebaikan dan kebajikan.

SMK Bisa
SMK Hebat
Vokasi Kuat
Menguatkan Indonesia
Salam Kasih
Horas, Njuah-juah, Mejuah-juah
Terimakasih.
SIDIKALANG, 13 JULI 2020
KEPALA TU/TAS
SMK NEGERI 1 SIDIKALANG
RUSMILIANA BANJARNAHOR
IP. 19780805 199903 2 002