Direktori Tata Usaha

URAIAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI  TATA USAHA/TENAGA ADMINISTRASI SEKOLAH

 

  • KEPALA TATA USAHA/TENAGA ADMINISTRASI SEKOLAH (RUSMILIANA BANJARNAHOR, SE)
  1. Menyusun Uraian Tugas Tata Usaha
  2. Mengurus kebutuhan fasilitas Tata Usaha
  3. Mengatur/ Melaksanakan Administrasi Kepegawaian
  4. Mengatur/ Melaksanakan Administrasi Kesiswaan
  5. Mengatur/ Melaksanakan Kesekretariatan dan Kerumahtanggaan
  6. Mengatur/ Memproses Surat-Surat Masuk dan Keluar
  7. Mengatur/ Menata Kearsipan
  8. Mengatur/ Mengkoordinir Tugas-Tugas Tata Usaha
  9. Mengatur/ Melaksanakan Pemprosesan Administrasi Usul Kenaikan Pangkat, Kenaikan Gaji Berkala, Permintaan Pemberian Tanda Penghargaan, Cuti, Mutasi dan Pensiun, Izin/ Tugas Belajar serta Surat-Surat Perintah Seluruh Guru/ Pegawai
  10. Mengatur/ Melaksanakan Persiapan dan Penataan Data Statistik Sekolah
  11. Mengumpulkan dan Merekap SKP/PKP seluruh Guru/ Pegawai
  12. Melaksanakan/ Menyiapkan/ Mengkoordinasikan Penyelenggaraan Rapat-Rapat Sekolah
  13. Mengatur/ Menyelesaikan Penyusunan Laporan-Laporan Kegiatan USBN/UKK/UN
  14. Melaksanakan Pemeliharaan/ Penataan Kantor
  15. Mengatur/ Melaksanakan Penyelesaian Proses Penulisan Blanko Ijazah, Pelaporan Pemakaian dan Pendistribusian Kepada Siswa Lulusan
  16. Memantau Pelaksanaan Kebersihan Kantor/ Adiwiyata setiap hari
  17. Mentaati peraturan sekolah, hadir di sekolah Pukul 07.25 WIB, pulang Pukul 16.00 WIB
  18. Tugas Insidentil dari Kepala Sekolah
  19. Melaporkan hasil tugas-tugas Pegawai ke Kepala Sekolah
  • URUSAN KEPEGAWAIAN (SONDANG ELFRIDA MUNTE, Amd)
  1. Membantu Perencanaan Kepegawaian
  2. Mengelola Buku Induk Kepegawaian
  3. Mengadministrasikan data-data kepegawaian (SK Kenaikan Pangkat, KGB, KARIS / KARSU, NIP, KARPEG, TASPEN, ASKES, NUPTK, NPWP, DP3, Sertifikat-sertifikat, Mutasi, Akta Kawin dan Anak dan lain-lain)
  4. Membuat dan mengadministrasikan DUK, Daftar Tunggu, DAKL, Laporan Individu, Dapodik, Struktur Organisasi sekolah.
  5. Membuat / mengurus surat-surat penugasan Guru dan Pegawai, Rekomendasi, Surat Keterangan, Surat Cuti Guru dan Pegawai.
  6. Membuat dan Mengadministrasikan Laporan Bulanan Kepegawaian.
  7. Membuat format-format kepegawaian
  8. Mengedarkan format-format kepada Guru dan Pegawai
  9. Membuat dan menjalankan daftar hadir upacara dan daftar hadir guru dan merekap setiap Minggu
  10. Membuat dan Mengadministrasikan daftar hadir Guru dan Pegawai.
  11. Membuat dan mengadministrasikan Rekap Absen Guru dan Pegawai
  12. Melaksanakan Kebersihan Kantor/ Adiwiyata setiap hari
  13. Menyiapkan data untuk update DAPODIKMEN Sekolah
  14. Mentaati peraturan sekolah, hadir di sekolah Pukul 07.25 WIB, pulang Pukul 14.00 WIB
  15. Tugas Insidental dari Kepala Sekolah dan KTU
  16. Melaporkan hasil pekerjaan ke Kepala Tata Usaha
  • URUSAN KESISWAAN (NURSIMAH MUNTHE, ST)
  1. Menyiapkan administrasi siswa baru lengkap alamat siswa, NIK dan umur
  2. Menyiapkan dan menyajikan data siswa
  3. Membuat dan mengadminstrasikan Buku Mutasi Siswa
  4. Mengurus dan mengadministrasikan Mutasi Siswa (DO, Pindah Masuk dan Pindah Keluar)
  5. Mengurus dan mengadministrasikan surat-surat panggilan siswa
  6. Membuat dan mengadministrasikan Laporan Bulanan Siswa
  7. Membuat Laporan Ujian Nasional
  8. Mengurus dan mengadministrasikan NIS dan NISN Siswa
  9. Mengurus surat keterangan / Rekomendasi Siswa
  10. Membuat penugasan siswa yang mengikuti kegiatan luar sekolah
  11. Mengurus dan mengadministrasikan pengganti ijazah
  12. Mengurus dan mengadministrasikan ijazah / SKHU SMP Siswa
  13. Membuat Lembar Data dan Surat Ijin Pulang Siswa
  14. Membuat format-format kesiswaan
  15. Mengumpulkan catatan kelas
  16. Melaksanakan Kebersihan Kantor/ Adiwiyata setiap hari
  17. Menyiapkan data untuk update DAPODIKMEN Sekolah
  18. Mentaati peraturan sekolah, hadir di sekolah Pukul 07.25 WIB, pulang Pukul 14.00 WIB
  19. Tugas Insidental dari Kepala Sekolah dan KTU
  20. Melaporkan hasil pekerjaan ke Kepala Tata Usaha
  • BENDAHARA (NATALISBET TUMANGGOR)
  1. Membuat SPJ Keuangan secara teratur dan tepat waktu
  2. Mengelola Keuangan sekolah
  3. Membuat Anggaran Sekolah
  4. Membuat dan mengurus daftar gaji guru dan pegawai
  5. Mengurus, memproses dan mengadministrasikan SK Kenaikan Gaji Berkala
  6. Mengurus dan Memproses kenaikan-kenaikan gaji, tunjangan keluarga
  7. Melaksanakan Kebersihan Kantor/ Adiwiyata setiap hari
  8. Mentaati peraturan sekolah, hadir di sekolah Pukul 07.25 WIB, pulang Pukul 16.00 WIB
  • Tugas Insidental dari Kepala Sekolah dan KTU
  1. Melaporkan hasil pekerjaan ke Kepala Sekolah
  • PEMBANTU URUSAN KEUANGAN ( HERMAN SURBAKTI )
  1. Membantu Urusan Keuangan
  2. Membantu Bendahara dalam membuat SPJ keuangan
  3. Mengurus SK Kenaikan Gaji Berkala
  4. Teknisi Listrik
  5. Melaksanakan Kebersihan Kantor/ Adiwiyata setiap hari
  6. Mentaati peraturan sekolah, hadir di sekolah Pukul 07.25 WIB, pulang Pukul 16.00 WIB
  7. Tugas Insidentil dari Kepala Sekolah dan KTU
  8. Melaporkan hasil pekerjaan ke Kepala Tata Usaha
  • URUSAN KEARSIPAN ( DORMAS SITORUS, S.Pd )
  1. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar
  2. Mengarsipkan surat masuk dan keluar
  3. Bertanggungjawab atas pengisian Buku Induk Siswa
  4. Membuat Buku Klapper Siswa
  5. Mengurus foto-foto siswa kelas
  6. Mengurus Infocus Umum dan Cok Cabang
  7. Melaksanakan Kebersihan Kantor/ Adiwiyata setiap hari
  8. Mentaati peraturan sekolah, hadir di sekolah Pukul 07.25 WIB, pulang Pukul 16.00 WIB
  9. Tugas Insidentil dari Kasek dan KTU
  10. Melaporkan hasil pekerjaan ke Kepala Tata Usaha
  • URUSAN CARAKA ( V.J. WIDODO )
  1. Mengantar / Mengambil surat dari instansi terkait
  2. Menangani Riso dan Penggandaan
  3. Membantu urusan sarana/prasarana sekolah
  4. Mengurus data siswa (Papan Data Siswa)/ Digital
  5. Menyelesaikan Struktur Organisasi Sekolah
  6. Melaksanakan Kebersihan Kantor/ Adiwiyata setiap hari
  7. Menggandakan kebutuhan sekolah
  8. Memperbaiki sarana Listrik, internet dan bel sekolah
  9. Memperbaiki pengeras suara
  10. Mengecat Gedung dan Taman
  11. Mengetik PKP GTK
  12. Mentaati peraturan sekolah, hadir di sekolah Pukul 07.25 WIB, pulang Pukul 14.00 WIB
  13. Tugas Insidentil dari Kepala Sekolah dan KTU
  14. Melaporkan hasil pekerjaan ke Kepala Tata Usaha
  • URUSAN TEKNISI BANGUNAN ( NIMROT SIHOMBING )
  1. Memperbaiki Meubilier yang rusak
  2. Memperbaiki gedung / kantor yang rusak
  3. Mengecek bangunan
  4. Bertanggungjawab atas keamanan, ketertiban, kenyamanan dan kebersihan lingkungan sekolah
  5. Melaksanakan Mengecat Gedung dan Taman
  6. Menginventarisasi alat kebersihan sekolah
  7. Memperbaiki sarana kebersihan
  8. Mendistribusikan alat kebersihan ke kelas
  9. Menginventarisasi barang yang rusak
  10. Mendistribusikan dan menerima kembali alat-alat kebersihan
  11. Mentaati peraturan sekolah, hadir di sekolah Pukul 07.25 WIB, pulang Pukul 14.00 WIB
  12. Tugas Insidentil dari Kepala Sekolah dan KTU
  13. Melaporkan hasil pekerjaan ke Kepala Tata Usaha
  • PENJAGA SEKOLAH (MARUHUM MATANARI)
  1. Mengunci kantor, ruang guru, kelas dan gerbang pukul 14.00 WIB
  2. Menghidupkan lampu malam, mematikan lampu pagi jam 07.00, memasang microfon, menaikkan bendera
  3. Menjaga keamanan siang malam, Pukul 14.00 WIB gerbang tertutup rapi
  4. Mengatur air ke kamar mandi
  5. Membabat rumput
  6. Tugas tambahan dari Kepala Sekolah dan KTU
  7. Memelihara Rumah Kompos, Apotik Hidup, Green House, Kolam Mini, Hutan Mini dan membenahi batu yang berserakan
  8. Mengecat Gedung dan Taman
  9. Mendistribusikan dan menerima kembali alat-alat kebersihan
  10. Mentaati peraturan sekolah, hadir di sekolah Pukul 07.25 WIB, pulang Pukul 14.00 WIB
  11. Tugas Insidentil dari Kepala Sekolah dan KTU
  12. Melaporkan hasil pekerjaan ke Kepala Tata Usaha
  • PETUGAS IT (JULIWAN SINURAT)
  1. Menyelesaikan Nilai pada Laporan seluruh siswa
  2. Memperbaiki sarana komputer / MR IT disetiap Lab
  3. Menyelesaikan DAPODIKMEN sekolah
  4. Membantu tugas-tugas penting sekolah
  5. Menyelesaikan administrasi sekolah
  6. Membuat DPUN
  7. Melaksanakan Kebersihan Kantor/ Adiwiyata setiap hari
  8. Memperbaiki sarana yang dibutuhkan sekolah
  9. Menyelesaikan administrasi Adiwiyata
  10. Dokumentasi Administrasi Sekolah (Hal-hal penting)
  11. Mentaati peraturan sekolah, hadir di sekolah Pukul25 WIB, pulang Pukul 14.00 WIB
  12. Tugas Insidentil dari Kepala Sekolah dan KTU
  13. Melaporkan hasil pekerjaan ke Kepala Tata Usaha
  • PETUGAS KEBERSIHAN SEKOLAH (NANDA SYAPUTRA TAMBUNAN)
  1. Membersihkan kamar mandi/ WC seluruhnya
  2. Menata dan mendesain taman SMK Negeri 1 Sidikalang
  3. Membersihkan dan menata kapling siswa yang prakerin (PKL)
  4. Mengatasi air yang tergenang diperit/ sampah dan batu-batu
  5. Mengusulkan keperluan alat perkebunan
  6. Merencanakan distribusi jenis dan pemilihan tanaman
  7. Menyiangi rumput liar
  8. Memelihara dan memangkas tanaman
  9. Memberantas hama dan penyakit tanaman
  10. Menaga kebersihan dan keindahan taman serta kerindangan
  11. Membuang sampah kebun dan sampah sekolah ketempat sampah dan ke amrol
  12. Merawat dan menjaga pot bunga yang ada di SMK Negeri 1 Sidikalang
  13. Mendistribusikan dan menerima kembali alat-alat kebersihan
  14. Mentaati peraturan sekolah, hadir di sekolah Pukul25 WIB, pulang Pukul 14.00 WIB
  15. Tugas Insidentil dari Kepala Sekolah dan KTU
  16. Melaporkan hasil pekerjaan ke Kepala Tata Usaha
  • SATPAM (BERNAD UJUNG)
  1. Hadir di Sekolah pukul 07.10 dan pulang pukul 15.00 WIB
  2. Menjaga kebersihan lingkungan Sekolah
  3. Menjaga kekeluargaan Sekolah
  4. Menyeleksi tamu masuk ke SMK Negeri 1 Sidikalang
  5. Menyarankan menisi buku tamu Sekolah
  6. Mengamankan siswa di gerbang luar dan didalam Sekolah
  7. Mengunci gerbang setiap saat
  8. Tidak memperkenankan siswa keluar gerbang pada jam PBM
  9. Mengatur Lalu Lintas di Jalan Raya, Gerbang Sekolah pagi hari (sebelum 07.30)
  10. Mentaati peraturan sekolah, hadir di sekolah Pukul25 WIB, pulang Pukul 14.00 WIB
  11. Tugas Insidentil dari Kepala Sekolah dan KTU
  12. Melaporkan hasil pekerjaan ke Kepala Tata Usaha
  • PETUGAS PERPUSTAKAAN (KRISTA LUBIS)
    1. Wajib Hadir Setiap Hari Kerja (6 Hari) dan Menandatangani daftar hadir Membuat program kerja
    2. Membuat rencana pengembangan perpustakaan
    3. Membuat buku induk perpustakaan berdasarkan judul, pengarang, penerbit dan tahun penerbitan
    4. Memberi nomor semua buku perpustakaan
    5. Membuat kartu buku dan katalog
    6. Membuat tata tertib bagi peminjam dan pembaca di ruang perpustakaan
    7. Bekerjasama dengan guru Mata Pelajaran dalam rangka pemakaian buku-buku paket perpustakaan
    8. Membuat jadwal pengunjung Perpustakaan
    9. Membuat inventaris buku perpustakaan
    10. Melaksanakan kebersihan ruangan perpustakaan
    11. Membuat daftar peminjam buku perpustakaan
    12. Menyalurkan kartu pinjaman perpustakaan
    13. Mengelompokkan buku perpustakaan ke dalam lemari
    14. Membagikan buku serta menarik kembali buku perpustakaan
    15. Mendata peminjaman buku guru dan siswa
    16. Membuat laporan perpustakaan secara rutin
    17. Tetap berkoordinasi dengan Kepala Perpustakaan
    18. Mentaati peraturan sekolah, hadir di sekolah Pukul25 WIB, pulang Pukul 14.00 WIB
    19. Tugas Insidentil dari Kepala Sekolah dan KTU
  • PETUGAS ADMINISTRASI UMUM (FRISKA SIANIPAR, Amd)
  1. Membantu Urusan Kepegawaian dan Kesiswaan
  2. Menyelesaikan Data Raport Kelas X
  3. Mengelola surat masuk dan surat keluar siswa ( Surat, bingkisan dll )
  4. Mengurus Persiapan rapat Guru dan Pegawai
  5. Menjalankan undangan rapat Guru dan Pegawai
  6. Mengurus dan mengadministrasikan ijazah dan SKHU Siswa yang tamat
  7. Melaksanakan Kebersihan kantor/ Adiwiyata setiap hari
  8. Mentaati peraturan Sekolah, hadir di Sekolah Pukul25 WIB, pulang Pukul 14.00 WIB
  9. Tugas-tugas Insidentil dari KTU dan Kepala Sekolah
  10. Melaporkan hasil pekerjaan ke Kepala Tata Usaha
  • OPERATOR SEKOLAH DAN TAKOLA (EDUWARD SIHOMBING, S.Kom)

Catatan :

  1. Setiap Pegawai membuat Program dan Jadwal kerja masing-masing
  2. Uraian Tugas boleh ditambah/dikurangi dan dirubah sesuai dengan keperluan kantor demi kelancaran tugas-tugas administrasi kantor / sekolah.
  3. Uraian Tugas Revisi 1 Oktober 2020
MENGETAHUI DITETAPKAN  : SIDIKALANG
KEPALA SMK NEGERI 1 SIDIKALANG PADA TANGGAL  :  1 OKTOBER 2020
KTU SMKN 1 SIDIKALANG
Marudin Sianturi, S.Pd RUSMILIANA BANJARNAHOR, SE
NIP. 19700414 200312 1 004 NIP. 19780805 199903 2 002